In gesprek met Linda

Linda Saan was de afgelopen jaren onze teamleider HR & officemanagement en geeft nu graag het stokje door aan iemand anders. De functie blijft inhoudelijk hetzelfde, maar door een kleine reorganisatie zal onze nieuwe medewerker straks geen teamleider zijn, maar zich echt gaan focussen op de HR & Officemanagement werkzaamheden binnen kantoor! We kunnen ons voorstellen dat je je afvraagt wat er  allemaal komt kijken bij deze functie. Dat kan Linda jou als geen ander vertellen! En daarom vroegen wij Linda de hemd van het lijf! Hoe ziet zij de functie voor zich en welke competenties zijn volgens haar echt een must? Lees het hele interview en kom erachter of jij dé persoon bent om dit stokje over te nemen!

Kom meer te weten over de functie medewerker HR & officemanagement

 

Hoe zou jij jouw functie omschrijven?

Als medewerker HR & officemanagement ben je, zoals de naam al doet vermoeden natuurlijk, verantwoordelijk voor de HR en alle algemene zaken op kantoor. Veel van mijn tijd was ik bezig met HR zaken, denk hierbij aan het aanvragen en bijhouden van ziekte- en vakantieverlof, salarismutaties, de sollicitatieprocedure rondom nieuwe medewerkers en stagiaires. Voor de werkzaamheden die vallen onder officemanagement kun je denken aan het up-to-date houden van handboeken, verzorgen van het jaarverslag, verzorgen van de evaluatie van afgelopen jaar en de plannen voor het nieuwe jaar, het up-to-date houden van de verzekeringen en zo kan ik nog wel even doorgaan! En niet te vergeten: onderdeel van de feestcommissie, waarmee we uitjes organiseren voor alle medewerkers en vrijwilligers van kantoor!

 

Kun je voorbeelden noemen van projecten waar jij verantwoordelijk voor was?

De twee grootste projecten waar ik eindverantwoordelijk voor was, zijn het jaarverslag aan het begin van het jaar en de evaluatie en plannen aan het eind van het jaar. Voor het jaarverslag verzamelde ik intern bij ons op kantoor alle benodigde input, van financiële cijfers tot mooie verhalen en foto’s. Zodra ik deze allemaal verzameld had, stuurde ik deze naar het DTP bureau waar we mee samenwerken. Zij maakten hier vervolgens een mooi jaarverslag van, waar ik de eindredactie van deed en eindverantwoordelijk was of alles klopte. Hiervoor werkte ik nauw samen met de rest van het MT. In augustus starten we met de evaluatie en de plannen voor het nieuwe jaar, welke in oktober af moeten zijn. Ik was in mijn rol verantwoordelijk voor deze plannen, natuurlijk inhoudelijk voor mijn eigen afdeling, maar daarnaast ook dat de rest van het MT alles op tijd aanlevert en het één document/plan wordt, voordat deze naar het bestuur gaat.

 

Wat vond jij het allerleukst aan jouw baan?

De afwisseling! Omdat het zo een brede functie is, was geen dag hetzelfde! En het feit dat ik door mijn HR functie contact had met iedereen binnen kantoor en daardoor iedereen snel kende.

Wat vond jij het meest uitdagende aan de functie?

Voor mij was het HR gedeelte het meest uitdagend, omdat ik zelf geen HR achtergrond had. Ik wist bepaalde zaken vanuit mijn recruitment achtergrond, maar miste hier wel nog wat kennis. Mijn advies aan Stichting Opkikker is dan ook om een opvolger te zoeken die meer HR kennis heeft, waardoor de functie verder uitgediept kan worden op HR gebied, omdat ik ervan overtuigd ben dat hier nog kansen liggen!

 

Wat zijn volgens jou competenties die je bij deze functie goed kunt gebruiken?

Als medewerker HR & officemanagement moet je veel ballen tegelijk in de lucht houden op sommige momenten, dus hier moet je wel tegen kunnen! Ga er niet vanuit dat iedere dag hetzelfde is, maar dat morgen heel anders kan uitpakken dan je had verwacht. Het is dan belangrijk dat je snel kan schakelen. Planmatig werken en administratief sterk zijn, zijn in mijn ogen als competenties echt een must binnen deze functie! Je moet open staan voor veranderingen en sterk in je schoenen staan. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat je een slecht nieuws gesprek moet voeren of iemand het niet eens is met je besluit. Als HR medewerker moet jij in staat zijn de omslag te maken tussen het MT en de medewerkers.

 

Kun je een moment noemen dat je niet snel meer zult vergeten?

De evenementen waarbij veel collega’s aanwezig zijn, zoals de Ambassadeursdagen en het Geef en Neem weekend, zijn echt altijd zó leuk! Juist omdat we op deze dagen met veel collega’s én vrijwilligers zijn, geeft dat je echt het gevoel dat je het met elkaar doet. En de dagen voor het evenement is die sfeer op kantoor ook zeker al voelbaar. Iedereen leeft er echt naartoe!

 

Wat vond jij van de werkomgeving en werksfeer bij Stichting Opkikker?

Deze heb ik altijd goed en positief ervaren. Wat zo bijzonder is aan deze werkplek, is dat iedereen het zó leuk vindt om voor Stichting Opkikker te werken. Je werkt hier met elkaar echt voor het doel! Zeker rondom evenementen zoals de Ambassadeursdagen, merk je dat iedereen daar zoveel energie van krijgt en weer weet waar we ons werk dagelijks voor doen. Iedereen kan het volgens mij ook goed met elkaar vinden en dat merk je wel tijdens de (lunch)pauzes en de kantooruitjes, waar humor de boventoon voert! De werkomgeving is trouwens soms wel wat rommelig en chaotisch, maar dat hoort er voor mijn gevoel ook bij en heeft ook wel zijn charmes, vind ik! Er gebeurt soms ook zo veel in een korte periode qua evenementen.